Metodologia da Reunião de Trabalho em 1 hora

Arena de Negociação no Trabalho

Reunião de Trabalho – O basquete de negociações

Conceito

Transformar a reunião de trabalho em uma atraente arena de negociações e articulações, com o objetivo focado nas prioridades e diretrizes do negócio, através da analogia com um jogo de basquete.

Argumentos

Visualizar a reunião como um embate de opiniões, com tempo máximo estipulado de uma hora de duração, que através de argumentos e parâmetros apresentados (ataque) e dos questionamentos sobre eles (contra-ataques), os debatedores consigam desenvolver e vender suas idéias, através de projetos, programas, ou outras atividades, para a um cliente interno ou externo.

Para atingir o seu objetivo, o apresentador estará constantemente aperfeiçoando seus talentos, na arte de negociar, mediar, argumentar e convencer os demais participantes, em relação aos argumentos por ele apresentados, relativos ao projeto apresentado.

Objetivos

  • Estabelecer o tempo máximo de duração de 1 hora para a reunião.
  • Incentivar a capacidade de desenvolvimento técnico nas diversas áreas da organização. Promover e constante articulação, na venda de idéias e principalmente na capacidade de explicar em detalhes os parâmetros do seu projeto na empresa e fora dela.
  • Implantar no cotidiano da empresa o conceito da negociação para a venda e troca de idéias, entre os empregados da empresa e fora dela, para a apresentação de projetos, antes, durante e após a reunião de trabalho.
  • Capacitar os empregados em adequar rapidamente a sua idéia às críticas sofridas ou modificações solicitadas, logo após a apresentação.

Metodologia

Implantação

Treinamento funcional e operacional nas ferramentas de apresentação e de acompanhamento da reunião.

Elaboração do Projeto, para a apresentação das idéias, através de uma metodologia padronizada.

Estágios da reunião:

Anterior à reunião (AR) – as pessoas responsáveis pela apresentação da idéia na reunião podem articular com os participantes, os diversos pontos do projeto, principalmente aqueles que exigem maior conhecimento técnico, ou aprofundamento conceitual, assim, evitando explicações específicas e detalhadas durante a reunião.

Durante à reunião (DR) – todos os participantes devem aplicar a premissa da negociação, e em caso do descarte, ou não aceitação de um determinado argumento, após contraposições de ambas as partes, passar para outro argumento, deixando o

Posterior à reunião (PR) – os apresentadores têm a possibilidade de adequar os argumentos bloqueados, ou mesmo, a idéia como um todo, caso não tenha alcançado a pontuação mínima para a sua aprovação, através de novas articulações e negociações, podendo descartar a necessidade de uma nova reunião.

Funções dos participantes

As pessoas serão divididas em 3 posições funcionais nas reuniões.

Armador (Mediador)

É a figura do moderador, com a capacidade de coordenar e distribuir as ações durante a reunião.

Responsável por observar o cumprimento dos horários e tempos de duração da apresentação dos argumentos.

Define os processos e procedimentos do projeto, durante a apresentação, promovendo o alcance de forma mais eficiente do objetivo traçado, dentro do foco de mercado determinado.

Elabora a estruturação de comercialização e negociação do projeto.

Ala (Articulador)

É a pessoa responsável pela articulação do projeto e suas idéias, entre as partes envolvidas, preparando o ambiente conforme o comportamento de cada equipe.

Pivô (Técnico)

Elabora e desenvolve os parâmetros técnicos a serem apresentados na reunião, após o parecer dos alas.

Defende e oferece suporte de argumentação às propostas apresentadas.

Plano de Ação

A reunião de trabalho não poderá ultrapassar a 60 minutos.

Para que os apresentadores consigam vender suas idéias neste espaço de tempo, as articulações dos termos centrais do projeto, precisam já ter sido negociados anteriormente com os convidados e participantes.

Definir a apresentação em 2 etapas, de 20 minutos de duração, com um intervalo de 15 minutos, e 5 para apresentação e explicação da Idéia Proposta, ou seja, o escopo do projeto.

Definir a apresentação em 6 etapas, ou jogadas, que podem ser de ataque ou defesa, divididas em 3 fases para cada etapa, de 20 minutos.

O mediador, após a apresentação da Idéia Proposta, inicia a reunião, ou o plano de jogo.

Plano de Jogo (reunião de trabalho)

O plano de jogo deve seguir 2 premissas:

Jogadas de ataque e/ou defesa do projeto – limite total de 6 jogadas, 3 em cada tempo de 20 minutos, com 15 minutos de intervalo.

Pontuação de paralisação da apresentação, ou seja, cancelamento ou adiamento da reunião de trabalho, quando atingir 3 jogadas, ou argumentos, perdidas simultâneas, ou 4 intercaladas.

Após as explicações das regras do jogo, tem início a reunião de trabalho:

Os alas, responsáveis pela articulação e negociação dos argumentos apresentados sobre a idéia, antes, durante e depois da reunião.

Os pivôs, técnicos especializados no assunto apresentado, complementam os tópicos argumentados, cooperando para a conquista das idéias e a aprovação final do projeto.

O armador finaliza cada argumento, posicionando-os às prioridades e diretrizes da empresa em relação ao projeto apresentado.

Caso um dos presentes não concorde ou não aceite o argumento apresentado, este deve apresentar os contras-pontos sobre o determinado argumento, que pode ser: definitivamente conquistado pelo apresentador, negociado entre as partes, e depois pode ser aceito, ou não, tornando a apresentação do argumento bloqueada temporariamente ou definitivamente, sofrendo um ponto contra.

Neste momento a Súmula deve ser preenchida com a pontuação correta: Conquistado, Bloqueado ou Negociado.

Pontuação

Cada argumento apresentado recebe uma determinada pontuação em função da posição final, com a concordância dos participantes, que são definidas em: aceita, bloqueada e negociada.

Para cada posição existe uma pontuação:

Aceito: + 2 pontos

Bloqueado: – 2 pontos

Negociado: 1 ponto



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